Privacy reglement Muziekvereniging Dr. Engelhard Den Dolder
Vastgesteld op 10 augustus 2018
Dolderseweg 167A, 3734 BH Den Dolder
Algemeen: info@mv-engelhard.nl Bestuur:bestuur@mv-engelhard.nl
Om de leesbaarheid van dit document te vergroten, wordt in dit document gesproken over “het lid” van de vereniging en over “hij”. Wanneer de muzikant jeugdlid is, wordt bedoeld: “het lid en/of de wettelijk vertegenwoordiger”. Overal waar “hij” staat, kan ook “zij” worden gelezen.
Om de privacy van de leden van Muziekvereniging Dr. Engelhard te waarborgen, handelt de vereniging in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (2018). In dit reglement staat hoe dat bij Muziekvereniging Dr. Engelhard is geregeld.
Inhoud
- Persoonsgegevens in de (leden)administratie
- Persoonsgegevens donateurs
- Verwerking en bewaring van de persoonsgegevens
- Omgang met de ledenlijst
- Beeldmateriaal
- Auteursrechten en intellectuele eigendomsrechten
- Uitsluiting van aansprakelijkheid
- Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
- Problemen en klachten
1. Persoonsgegevens in de (leden)administratie
De volgende gegevens van de leden worden bijgehouden:
- Naam: voorletters, roepnaam en achternaam
- Geslacht en geboortedatum
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Geboortedatum
- Muziekinstrument
- Ingangsdatum lidmaatschap
2. Persoonsgegevens donateurs
De volgende gegevens van de donateurs worden bijgehouden:
- Naam: voorletters en achternaam
- Adresgegevens
- Bankrekeningnummer (IBAN)
3. Verwerking en bewaring van de persoonsgegevens
De gegevens worden NOOIT aan derden gegeven.
Verwerkingen:
- De gegevens van de leden/leerlingen worden gebruikt voor de lidmaatschapsovereenkomst, ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking, bruikleenadministratie instrumenten en voor communicatie vanuit het bestuur naar de leden.
- De gegevens van de donateurs wordt alleen gebruikt voor het jaarlijks incasseren van de donateursbijdrage.
Verwerkt door:
- De gegevens van de leden en donateurs worden verwerkt door het bestuur (penningmeester). De gegevens van de leerlingen worden verwerkt door het bestuur (penningmeester) en de leerlingencoördinator.
Alle functionarissen die toegang hebben tot persoonsgegevens, krijgen instructie over de correcte omgang met die gegevens.
Bewaartermijn:
- De gegevens van de leden/leerlingen worden bewaard gedurende het lidmaatschap en daarna maximaal 7 jaar in de boekhouding.
- De gegevens van de donateurs worden bewaard gedurende het donateurschap en daarna maximaal 3 jaar in de boekhouding.
Bewaarlocatie: De gegevens worden bewaard op een lokale computer - met back-up en beveiligingssoftware met automatisch ophalen en installeren van updates van zowel de beveiligingssoftware als besturingssysteem - achter de beveiliging van minimaal een gebruikersnaam en een wachtwoord.
Wij als vereniging verwijzen in al onze documenten waarin persoonsgegevens staan (lidmaatschap, overeenkomst, aanmeldingsformulier, etc.) naar onze privacy policy op de website van de vereniging (www.mv-engelhard.nl).
4. Omgang met de ledenlijst
Jaarlijks wordt aan alle leden een kopie verstrekt van de ledenlijst met daarop alle gegevens.
Indien een lid aangeeft dat zijn/haar gegevens niet gedeeld mogen worden, worden de gegevens uit de gedeelde ledenlijst gehaald.
De leden mogen de gegevens niet aan derden verstrekken.
5. Beeldmateriaal
We vinden het normaal om via bijvoorbeeld foto’s te laten zien hoe leuk muziek maken is. En we vinden het normaal dat iedereen die beeldmateriaal maakt van activiteiten bij Muziekvereniging Dr. Engelhard rekening houdt met de privacy van de mensen die in beeld worden gebracht. We hanteren daarom de volgende regels:
- Beeldmateriaal dat met anderen wordt gedeeld heeft te maken met het maken van muziek bij Muziekvereniging Dr. Engelhard.
- Wie niet in beeld wil, laat dat weten aan het dagelijks bestuur. Maar omdat het dagelijks bestuur niet altijd overal bij kan zijn, is elk lid ook zelf verantwoordelijk om te voorkomen dat hij wordt gefotografeerd of om te laten weten dat beeldmateriaal met hem erop niet mag worden verspreid.
- Iedereen die beeldmateriaal publiceert, zorgt ervoor dat mensen niet ongepast in beeld worden gebracht. Dat betekent: geen situaties die aanstootgevend of misplaatst zijn of waardoor iemand in verlegenheid wordt gebracht.
- Als iemand een publicatie waarop hij of zij staat ongepast vindt, moet deze op verzoek direct worden verwijderd voor zover mogelijk.
6. Auteursrechten en intellectuele eigendomsrechten
Het auteursrecht op foto’s op onze website berust bij Muziekvereniging Dr. Engelhard of bij derden welke met toestemming dit (beeld)materiaal beschikbaar hebben gesteld aan Muziekvereniging Dr. Engelhard. Leden zijn er mee akkoord dat eventuele aanwezigheid op een foto via de website of onze Facebook- en/of Twitterpagina onlosmakelijk deel uitmaakt van het lidmaatschap van de vereniging (zie hieromtrent punt 5 voor onze gehanteerde regels). Vermenigvuldiging in welke vorm dan ook is alleen toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming door Muziekvereniging Dr. Engelhard.
7. Uitsluiting van aansprakelijkheid
Alle informatie op onze website is bedoeld voor persoonlijk gebruik. Aan de informatie kunnen geen rechten worden ontleend. Wijzigingen en typefouten worden voorbehouden. Wij spannen ons in om de informatie op deze webpagina zo volledig en nauwkeurig mogelijk te laten zijn. Muziekvereniging Dr. Engelhard aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid voor schade op welke manier dan ook ontstaan door gebruik, onvolledigheid of onjuistheid van de aangeboden informatie op deze website.
8. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Dit kunt u doen door een aanvraag te richten mondeling aan het dagelijks bestuur of schriftelijk aan bestuur@mv-engelhard.nl. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Muziekvereniging Dr. Engelhard en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.
Wilt u gebruik maken van uw recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of heeft u andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar bestuur@mv-engelhard.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen (dit is uiteraard niet van toepassing bij een mondeling verzoek). Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Muziekvereniging Dr. Engelhard zal zo snel mogelijk op uw verzoek reageren.
9. Problemen en klachten
De secretaris van het dagelijks bestuur is het aanspreekpunt voor de verantwoordelijkheden van Muziekvereniging Dr. Engelhard op het gebied van correcte omgang met persoonsgegevens. Wie vragen of klachten heeft kan contact opnemen met de secretaris. Naam en contactgegevens zijn te vinden via www.mv-engelhard.nl.
Wie uiteindelijk van mening is dat Muziekvereniging Dr. Engelhard ernstig verwijtbaar blijft, kan contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze instantie is in Nederland de Toezichthouder op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.